Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku ma zrewolucjonizować rozliczenia podatkowe w Polsce. Jednak już teraz, na etapie przygotowań, przedsiębiorcy i eksperci ostrzegają przed niebezpiecznym zjawiskiem, które może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. Mowa o tzw. podwójnym fakturowaniu, które staje się coraz powszechniejszą pułapką dla firm.
Na czym polega problem podwójnych faktur?
Procedura, która generuje ryzyko, wygląda następująco: firma najpierw wystawia fakturę w tradycyjny sposób, np. w swoim systemie księgowym lub na druku, a dopiero później, w osobnym kroku, wprowadza jej wersję do Krajowego Systemu e-Faktur. Jak donosi Rzeczpospolita, kluczowy problem tkwi w rozbieżnościach pomiędzy tymi dwoma dokumentami. Nawet drobne różnice w danych, takich jak numery, daty, kwoty czy stawki VAT, stają się źródłem poważnych błędów.
Dokumenty często się różnią, co generuje ryzyko błędów w rozliczeniach VAT i może uruchomić kontrolę skarbową.
Konsekwencje dla przedsiębiorców
Niespójność w dokumentacji nie jest tylko błędem proceduralnym. Prowadzi ona do bezpośrednich zagrożeń:
- Błędy w rozliczeniach podatku VAT: Rozbieżności między fakturą księgową a tą w KSeF mogą skutkować nieprawidłowym wykazaniem należnego lub naliczonego VAT. To z kolei prowadzi do zaniżenia lub zawyżenia deklaracji podatkowej.
- Wzmożona uwaga organów skarbowych: KSeF został zaprojektowany m.in. po to, by w czasie rzeczywistym weryfikować poprawność faktur. System może automatycznie wykrywać niezgodności, co będzie stanowić czerwone światło dla systemów analitycznych Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).
- Automatyczne uruchamianie kontroli: W erze cyfrowej, niezgodność danych może skutkować niemal automatycznym wszczęciem postępowania kontrolnego lub weryfikacyjnego przez KAS, bez konieczności tradycyjnego, losowego wyboru.
Przyczyny zjawiska i jak się przed nim bronić?
Eksperci wskazują, że główną przyczyną podwójnego fakturowania jest nieprzygotowanie technologiczne i proceduralne części firm. Brak zintegrowanych systemów, które jednocześnie generowałyby dokument księgowy i przesyłały go do KSeF, zmusza do ręcznego, podwójnego wprowadzania danych, co jest proste do błędu.
Aby uniknąć pułapki, przedsiębiorcy powinni już teraz podjąć konkretne działania. Kluczowe jest wdrożenie oprogramowania księgowego lub fakturującego, które będzie w pełni zintegrowane z KSeF, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania danych. Niezbędne są również szkolenia dla personelu odpowiedzialnego za wystawianie faktur, mające na celu uświadomienie wagi absolutnej zgodności wszystkich dokumentów. Przygotowanie do KSeF to nie tylko kwestia technologii, ale przede wszystkim zmiana nawyków i procedur wewnętrznych w firmie.
Foto: pliki.farmer.pl
